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邮件是国外企业的第一沟通工具

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@刘润:我曾在微软工作近十四年,深刻知道,邮件确实是国外企业(尤其是美国)的第一沟通工具。我们在入职的时候,甚至经受过写邮件的培训。开头怎么写,字体怎么选,结尾怎么说,微妙的情绪怎么拿捏。等等等等。

大家确实很喜欢用邮件,也很依赖用邮件。想想黑莓。之所以那么火,就是因为有两点:1)实体键盘;2)push mail 的服务。所谓 push mail,就是把异步的邮件,变成实时通知。看看黑莓曾经的成功,你就知道邮件是多重要了。

我过去十几年收发的邮件,有几十个 G 的大小。所有这些邮件,我还都一直存着。有时也会翻出来看看。我在微软技术部门时,就是在邮件产品部门。所以对邮件更理解。

所以,说说我的看法。

国外喜欢用邮件,或者说中国人不喜欢用邮件,有三个原因。

第一,就是企业邮件的普及。

虽然我们也曾经有过新浪邮件,QQ 邮箱,网易邮箱,但这些都是 “个人邮箱”。

@microsoft.com,这是企业邮箱。@qq.com,这是个人邮箱。

很多公司给我发邮件时,都是 qq 邮箱。我就知道,这家公司还没有完成内部信息化。在用免费的网络邮箱。

为什么企业邮箱很重要?假如你公司有 1000 人,每个人都用自己的 qq 邮箱,你怎么记得住每一个人?拿小本子记吗?这就阻碍了内部协同。而当你用了企业邮箱后,从 “组织通讯录” 里选人发邮件,才能真正提高协同效率。

美国的企业邮箱普及率很高。有了企业邮箱,就相当于有了一套 “账户系统”。基于这套账户系统,慢慢开花结果,长出了各种各样的协同方式,甚至邮件文化。

中国也有公司尝试过做企业邮箱。比如张小龙。他的 foxmail 卖给腾讯后,做了腾讯企业邮箱。但一直没有成为主流。

第二,写邮件能力开始了逆向选择。

一旦邮件变成了人的第一工具,工具就会反过来逆向选择人。

你会不会起标题?懂不懂结构化表达?知不知道什么时候用 “回复”,什么时候用 “全部回复” 更礼貌?把谁放在 “抄送” 栏,符合规矩?什么时候用 “密送”?什么时候该回复,什么时候重启一封新邮件?如何不用一直看电脑,但又让人感觉自己无时不在?请假或者出差,如何设定 “Out-Of-Office” 的消息?该不该用颜色、加粗、大字、下划线强调自己的句子?

能极好地掌握这些明规则和潜规则,才能在从来没有见过面的人当中,获得对方的认可,好感,甚至支持。他们更有机会做得比别人好。相反,不会写邮件的人,就会有晋升的障碍。

写好邮件,不是晋升充分条件,但一定是必要条件。你读一些高管的邮件,会感觉,有一些邮件,已经不是邮件是技术了,而是表达的艺术。

逐渐,每一个重要岗位上的人,都是写邮件的高手。这就是土壤。这个土壤,又会继续逆向选择。写邮件,就变成了见面之外的,第二礼仪。

第三,然后移动互联网来了。

然后,移动互联网来了。WhatsApp 来了。微信来了。这种极高效的即时沟通工具来了。

什么是即时沟通?

我刚才说,邮件是异步沟通。我发邮件的时候,你不一定在电脑旁。我先发,你有空再看。但是即时沟通,是我拿着手机,你也拿着手机,我们同时聊。

即时沟通,当然比异步沟通效率高。但是,也有缺点。那就是不结构化。所以,各有优缺点。

但是,但是,但是,写不结构化的东西,要容易啊。

这就像内容产品,从公众号到视频号,是势不可挡的。为什么?因为写文章的难度,远远大于拿手机自拍。能拍视频的人,远远多于能写文章的人。所以,不管你多喜欢公众号,视频号都是未来。

但是,我们在从不同的起点,走向那个未来。中国企业因为没有经历过完整的邮件时代,所以直接从电话时代,走向微信时代。而美国呢,则是从邮件时代,走向 WhatsApp 时代。

对中国个人和企业来说,从电话迁移到微信,太容易了。本质这两个都即时沟通工具。但对美国企业来说,从邮件迁移到 WhatsApp,就难很多。因为要从异步沟通,迁移到即时沟通。这意味着,他们在邮件时代建立的所有社会共识和文化,都要推倒重来。

所以,在中国,微信迅速变成了全部。而在美国,WhatsApp 只是邮件的有益补充。

这就像信用卡和移动支付。

美国有极其完善的信用卡体系。所以 PayPal 来了,但大部分人,在大部分场合还在用信用卡。那个系统太完善了。PayPal 是有益补充。而中国,因为信用卡还远远不够完善,本来就不习惯用信用卡的你,就直接跳过了这个历史。

电商也是一样。今天美国线下零售非常完善。所以电商来了,成了有益补充。但中国的零售还很比薄弱,效率还很低,电商就来了。立刻,对传统零售摧枯拉朽。

说了这么多,总结一下。

虽然说,我们进入了即时消息时代,甚至进入得比美国更彻底。但我还是建议你要学会写一封好邮件。因为,那样的异步沟通,更能练习你的结构化表达。节省彼此的时间。

经常有人在微信上问我问题。我会回答:写封邮件给我吧。然后,然后经常就没有然后了。因为把自己的想法,结构化表达出来,太难了。但是,这也太重要了。

祝你,能写一封好邮件。

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历史上的今天:

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